管理|让你终生受益的文件整理

编辑导语：你是否会在手忙脚乱或者自己需要时，找不到自己想用的文件？这时候，就需要对你的文件动点手脚，来看看作者分享的一些文件整理方法吧。

写在开始：文件整理终究只是方法，最终目的是方便自己寻找文件，方便自己后续的工作。
一、文件使用场景在工作中你是否遇到过这种场景：

内容改了N版，最后老板说给我把第X版找出来。
项目第一期结束了，自己产生了一堆过程文件，再次查看时找不到自己的最终文档。
项目重新开始，需要参考第一期设计的所有内容。
帮助其他部门临时支持一下，但是年终了需要了解当时的文档

而一个好的文件整理规范，可以让你在产品设计过程中更好的找到每个版本的文件，可以让你在项目结束/再次重启时对项目有个良好的规划，可以让你知道你到底产出了多少内容。
总的来说，一个好的文件整理规范是可以节省在文件整理上花费的功夫。
二、文件整理准则1. 目标核心目标：5-10s能找到自己需要文件。
【管理|让你终生受益的文件整理】辅助目标：重要文件唾手可得、重要文件需备份、重要文件保留版本。
2. 操作

建立合适的文件结构
建立自己的命名规范
使用搜索查询文件
定期整理文件

3. 文件夹建立规范易于区分：每个文件夹功能不交叉，且名字易于区分。
4. 文件建立规范精准：每个文件的命名要准确表达，文件的名称要详细、规范、避免重复与歧义。
一致：文档内容的统一出口最初在产品这，至少在自己在存文档时要做到同一个项目的文件名称统一，不然按照关键字模糊搜索时也是很苦逼。
三、文件分类在日常的工作中，个人会保存的文件主要分为如下几类。
项目文件：一个项目从0-1的一揽子文件
个人文件：个人述职、个人绩效、个人模板文件等文件
产品文件：公司产品的接口文档、数据库设计文档
日常文件：杂七杂八但和项目不挂钩或者关系不大的文件
1. 项目文件说起项目文件，就需要说起一个项目的流程，简单来说项目可以分为前期准备、中期设计、后期总结，针对个别岗位可能还会涉及项目管理、项目发布等等。而项目文件夹的建立可以根据各个时期不同工作建立不同的文件夹，既便于区分，又易于查找。
而小正根据这个流程，依托编号+名称的格式，参考图书管理办法归纳了自己一套办法。
第一级项目文件，用于和项目文件、个人文件、产品文件区分，其命名格式为“项目文件”。
第二级为项目名称，用于区分每个项目与时间，其命名格式为“编号+项目名称”。
第三级为项目流程文件，用于区分各个阶段的命名，其命名格式为“编号+阶段名称”。
在第三级别根据图书管理办法定义的命名规范如下：前期准备编号以00开头、中期设计以01和02开头、项目管理以03开头，最终文档以09开头，04-08开头的文档为预留文档。
而在第三级别，小正又根据自己的日常需要进行了细分，大家可以进行参考：
001_官方文档：存放官方政策或者文档
002_参考文档：存放竞品文档等
003_历史设计：存放历史版本的内容或者别人设计的内容。
011_原型图：存放自己设计的原型图
012_需求文档：存放自己书写的需求文档
013_脑图：存放自己绘制的思维脑图
014_流程图：存放自己绘制的流程图
031_项目管理：存放项目管理相关内容，如工时
041_其他：预留内容，根据个人需要规划