物料|如何用3张表，顺畅地做完一场线下活动？

编辑导语：在线下活动中，由于环节繁多、涉及人员众多，此时若想准备过程中不出错，便可以借用好用的工具来实现活动管理和策划。本篇文章里，作者便阐述了三张表的作用——执行表、物料表、筹备表。如何发挥好这几张表，做好线下活动？不妨来看一下作者的总结。

文章插图
一场线下活动组织的复杂程度比一个线上活动要复杂的多。有各种各样的物料准备，还有各个环节有不同的人来完成。
有时候在活动现场的执行人员人数又非常有限，又要身兼数职，完成多项任务，才能保障活动的顺利交付。这对个人的素质要求是很高的，实际上我们总会有疏漏的地方。
这时候就需要一套好的工具，帮助我们把脑子里的各种事情转移到纸面上，再由我们来管理活动。
【物料|如何用3张表，顺畅地做完一场线下活动？】就是三张表：执行表、物料表、筹备表。
一、执行表如何要让活动当天每一个人都有条不紊地完成自己的工作呢？靠的就是执行表。
执行表是活动当天会发生的所有事情的一张流程表，作为活动的筹备者，要提前脑海中的每一个环节，都写在表格中，并安排好每一个环节的执行人。
这张表需要当天所有的工作人员，人手一份。

文章插图
这张表看起来又一点复杂，不过对于完成一场活动，每一列的信息都至关重要。
1. 阶段是活动当天最基本的大模块包括：

通知；
活动准备；
签到；
正式活动；
活动结束及散场；
如果还有额外的环节，可以再增加，比如拍照、交流、招募转化等环节。

2. 时间做活动经常会遇到有一些环节的时间会调整，这样整场活动的时间就都要跟着来调整，非常麻烦。如何快速地调整整个流程的时间安排呢？这时候三列时间表的妙处就体现出来了。用3列来写时间，分别是开始时间，持续时间和结束时间。
「结束时间」用Excel中的公式来完成，在表格中输入「=开始时间单元格位置+结束时间单元格位置」。这个功能在在线文档（腾讯文档、石墨文档、飞书文档）中也可以使用。

文章插图
如果是连续的活动流程，活动的开始时间，可以用公式来写「=上一个流程的结束时间」。这样在活动中修改了任何一个环节的持续时间后，所有的开始时间、结束时间都会自动调整，不用手动调整，非常方便。

文章插图
3. 工作内容在活动现场，有时候有些岗位一个人也没有，有时候大家又扎堆干一件事儿。这时候工作内容的分工，就非常重要了。这里把各个模块中的工作内容，拆成单条，然后列成清单。每一项工作都要有对应的一个岗位的人来负责，就会责任非常清晰。
4. 工作点位一场活动的现场，往往有很多位置，如果涉及到招募志愿者，或者临时的人员，他们可能会对场地功能很不清楚。因此一定要标注清楚每一个项工作的工作点位。
这里的工作点位不仅包括线下的场地，还包括线上的虚拟点位。比如：要在微信群里发通知、要在活动管理后台推送短信等。
5. 岗位和负责人为什么要把岗位和责任人要拆开来写呢？是因为有时候同一个人，他有多个岗位。或者同一个环节，有不同的责任人都要参与到这项工作中。
如何让大家快速地协同到一个活动中呢？在执行的表格中直接留好大家的电话，能帮助大家快速联系起来。